Segunda-feira, nove da manhã. Alguém exporta as vendas do programa de faturação, as horas de outra folha, os pedidos do email e os saldos do banco. Ao meio-dia há um relatório. À tarde, a reunião discute se os números estão certos.
As decisões que importavam já tinham sido tomadas na semana anterior. Sem relatório.
A segunda-feira das folhas
Os dados existem, espalhados por seis sítios que não se falam. Juntá-los é trabalho manual, e cada pessoa junta-os à sua maneira. Por isso há quase sempre dois números para a mesma coisa.
Quando o relatório fica pronto, já descreve o passado.
O que isso custa
Também aqui não há número na calculadora, e não vamos inventar um. O custo aparece em três sítios que qualquer gestor reconhece.
- 01
Decisões por intuição
Decide-se com o que se sabe na altura, e o relatório só confirma depois.
- 02
Reuniões a apurar números
O tempo da reunião vai para discutir qual dos números está certo.
- 03
Horas de compilação
Alguém passa uma manhã por semana a juntar o que os sistemas já tinham.
Porque chega tarde
Não é por falta de esforço. É porque o relatório começa sempre do zero: exportar, colar, conferir, formatar. Cada passo depende de alguém, e cada pessoa tem outro trabalho para fazer.
Um relatório que começa do zero todas as semanas chega sempre tarde.
E quanto mais indicadores se pedem, mais tarde chega. A solução habitual, pedir mais um separador na folha, só piora o problema.
Como se mede
Escolhem-se os cinco números que a gestão olha todas as semanas. Para cada um, anota-se de onde vem, quem o calcula e quanto tempo passa entre o fim da semana e o momento em que fica disponível.
Três perguntas para fazer esta semana
- 1Quais são os cinco números que decidem a semana?
- 2Quanto tempo passa entre o fim da semana e o relatório?
- 3Em quantas reuniões do último mês se discutiu se um número estava certo?
Se a segunda resposta for medida em dias, o relatório está a chegar depois das decisões.
O que muda
Na Myo Clinic, a rede de seis clínicas passou a ver sessões, equipas, leads e procedimentos de cada clínica num só painel, com um assistente de IA para o gestor de rede.
Quando os números já estão no painel antes de a reunião começar, a reunião deixa de ser sobre apurar números e passa a ser sobre o que fazer com eles.
Escrito por
Guilherme Ferreira · Direção de Tecnologia e Operações
Conduz o Mapa da operação e liga a parte técnica à operação.
