Todas as manhãs, alguém abre o homebanking numa janela e o programa de faturação noutra. Linha a linha, confirma quem pagou, marca a fatura como paga e passa à seguinte. Ao fim de duas horas, sabe exatamente o que o banco já sabia às oito da manhã.
É trabalho rigoroso, feito por alguém competente. E não precisava de existir.
O trabalho que ninguém vê
A conferência de pagamentos é só o exemplo mais visível. Há faturas emitidas à mão a partir de dados que já estão noutro sistema, documentos copiados entre programas que não se falam e aprovações paradas num email até alguém se lembrar delas.
Nenhuma destas tarefas aparece como custo. Aparece como «o trabalho da administração».
A conta
Seis pessoas que passam doze horas por semana neste tipo de trabalho, durante 46 semanas úteis, a 14 € por hora com encargos, são 46 368 € por ano.
- 6pessoas em trabalho repetitivo
- 12 hpor semana, cada uma
- 46semanas úteis por ano
- 14 €por hora, com encargos
É uma estimativa conservadora: conta só as horas, sem erros, sem retrabalho e sem as oportunidades que ficam por aproveitar enquanto essas pessoas estão a copiar dados.
Porque continua a ser à mão
Porque funciona. Quem confere os pagamentos raramente se engana, e por isso ninguém sente urgência em mudar. O custo não aparece no erro.
O custo não está no erro. Está nas horas que alguém competente passa a confirmar o que já se sabe.
Há também o receio de que automatizar signifique trocar de programa. Na maior parte dos casos não significa: os sistemas que já existem passam a partilhar a informação entre si.
Como se mede
Durante uma semana, cada pessoa da administração anota, ao fim do dia, quanto tempo passou a copiar, conferir ou reescrever dados que já existiam noutro sítio. Uma estimativa por alto chega para o primeiro número.
Três perguntas para fazer esta semana
- 1Quantas horas por semana vão para conferir pagamentos?
- 2Quantos documentos são escritos à mão a partir de dados que já existem?
- 3Quantas aprovações estão paradas neste momento, e há quanto tempo?
Multiplicadas pelo custo por hora e pelas semanas do ano, as respostas dão o valor que entra na calculadora.
O que muda
Na MPL Imobiliária, a conferência das rendas ocupava 480 horas por ano. Hoje a conferência e os relatórios fazem-se sozinhos, e essas horas voltaram para a equipa.
As pessoas continuam lá. Deixam de copiar dados e passam a tratar do que precisa mesmo de alguém: o cliente que ligou com uma dúvida, o fornecedor que pediu uma exceção, a decisão que não cabe numa regra.
Escrito por
Rui Pereira · Engenharia de Sistemas
Põe sistemas que não se falavam a partilhar informação.
