O orçamento foi aprovado com a margem certa. A obra arrancou a horas. Três semanas depois, alguém repara que a equipa já gastou quase todas as horas previstas, e ainda falta metade do trabalho.
Ninguém se enganou de propósito no orçamento. Simplesmente, entre o que se orçamentou e o que se está a gastar não há ninguém a olhar.
Onde a margem se perde
As horas ficam numa folha que só se fecha no fim do mês. Os materiais entram numa fatura de fornecedor que ninguém liga ao projeto certo. As deslocações e os subcontratos vão para custos gerais. Quando tudo se junta, o projeto já acabou.
E o orçamento seguinte faz-se com a mesma base de preços, que nunca foi corrigida pelo que o anterior realmente custou.
A conta
Numa empresa com 40 projetos por ano e um valor médio de 8 000 € por projeto, se 60% derrapam em média 18%, são 34 560 € por ano em margem que não volta.
- 40projetos por ano
- 60%dos projetos derrapam
- 8 000 €de valor médio por projeto
- 18%de derrapagem média
O campo «projetos que derrapam» existe para não assumir que derrapam todos. Sem ele, o número seria 57 600 €: mais impressionante e menos verdadeiro.
Porque só se vê no fecho
O custo real chega por partes e atrasado. A folha de horas fecha no fim do mês, a fatura do fornecedor chega trinta dias depois e o subcontrato fatura no fim da obra. Quando o número fica completo, já não há nada a corrigir.
A derrapagem não acontece no fecho do mês. É lá que se descobre.
Nessa altura, a única decisão que resta é aceitar a perda ou tentar passá-la ao cliente numa conversa que ninguém quer ter.
Como se mede
Escolhem-se os últimos cinco projetos fechados e põe-se lado a lado o que foi orçamentado e o que custou, em horas, materiais e subcontratos. Não é preciso nenhum sistema novo para isto, só juntar o que já existe.
Três perguntas para fazer esta semana
- 1Em quantos dos últimos dez projetos o custo final passou o orçamentado?
- 2Em que rubrica a diferença foi maior: horas, materiais ou subcontratos?
- 3Em que momento do projeto alguém deu pelo desvio?
A terceira pergunta é a que mais importa. Se a resposta for «no fecho», o problema não está no orçamento, está no acompanhamento.
O que muda
Quando as horas e os materiais ficam registados no projeto certo no momento em que acontecem, o desvio aparece enquanto ainda dá para corrigir: rever o âmbito com o cliente, reforçar a equipa ou mudar a ordem do trabalho.
E cada projeto fechado passa a corrigir a base de preços do seguinte. O mesmo trabalho volta a ter o mesmo preço, e esse preço passa a ser o que ele realmente custa.
Escrito por
Frederico Silva · Gestão de Projetos
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